Social Media para entidades de emergencia

Ya es común que las entidades que se dedican a atender emergencias participen en espacios de comunicación ciudadana deseosa de recibir información precisa sobre lo que ocurre en su ciudad.

Recordemos que cualquier organización pública que atiende emergencias se debe a la población y su servicio informativo es parte de ello. Normalmente las instituciones tienen un Departamento de Información y Prensa o de Relaciones Públicas, un vocero, un portal Web y presencia en Redes Sociales.

Debido a que no ha sido algo planificado es común que las organizaciones carezcan de un Manual de Socialización de Contenidos en Internet. La recomendación básica es que elaboren uno que se acomode a sus necesidades y objetivos, sin perder de vista que la información le pertenece a la población.

Cualquier entidad debe tener, como mínimo:

• Portal Web
• Redes Sociales

No basta con tener una presencia online, se debe ir más allá y acá te damos unas recomendaciones básicas y guías para mejorar el trabajo en Medios Sociales.

Voy a abordar tres grandes áreas: la generación de contenidos, la distribución de contenidos y el análisis de lo compartido.

Contenidos Multimedia

Ya sea para publicarse en un portal Web, en un blog, foro o redes sociales, debemos ser cuidadosos en cuanto al tipo y calidad de contenidos que vamos a compartir.

Siempre es bueno escoger un tono para comunicarse con su audiencia y generar reuniones de tipo editorial para evaluarse.

Los aspectos a considerar algo publicable son:

• Relevancia
• Proximidad

Los tipos de contenidos que podemos aprovechar:

• Informativos (Breaking News, Noticias, Eventos, Actividades)
• Explicativos o Educativos

Textos

En cada texto se debe cuidar la redacción, la ortografía y el uso adecuado de las palabras. Un texto descuidado en una publicación desdice del profesionalismo de toda una organización.

En el caso de las páginas Web es importante que se incluyan al momento de redactar:

• Titular (una oración corta)
• Sumario (una o dos oraciones)
• Cuerpo (dos a cuatro párrafos, cada párrafo de cuatro oraciones máximo)
• Etiquetas a ser incluidas en la publicación

Sería de mucho beneficio que la persona que redacta aprenda sobre SEO (Search Engine Optimization) para poder posicionar el contenido en Internet y que los motores de búsqueda puedan encontrar el texto.

El titular debe ser algo que anuncie claramente lo que va encontrar el lector.

El sumario es el resumen del texto en una o dos oraciones cortas.

El cuerpo debe incluir dos o tres ideas, cada una explicada en un párrafo. Algo más largo generará desinterés en el lector.

Si hablamos de un post en Facebook o un Tuit, debemos considerar una oración corta y apoyarnos con una imagen. Podemos usar un Hashtag o compartir algo que se haya publicado antes, agregando información adicional.

Fotografías

Pueden ser fotografías en acción desde un smartphone, cámara profesional o en un estudio. Por un colaborador o un profesional. Se debe considerar que las imagenes son poderosas y nos pueden ahorrar texto.

Aunque muchos prefieren incluir una marca de agua, firma o escudo en las fotografías se debe tomar en cuenta algo: el objetivo de compartirlas.

Si el objetivo es informar, publíquelas de inmediato. No pierda el tiempo en eso, que no agrega valor informativo a la población que se debe.

Si el objetivo es algo artístico incluir una marca de agua o un escudo demerita la imagen captada.

Considere que, en todo caso, si desea posicionar la marca, el personal uniformado, el casco, las insignias, el quepi o las unidades ya sirven para eso.

Si se publica una fotografía en espacios institucionales de servicio público, son para eso, servicio público. No olvide que es un servicio público.

Se sugiere asesorarse sobre los derechos de autor en fotografías de esta naturaleza.

Para llevar un archivo de fotografías se pueden usar espacios gratuitos como Flickr.

Infografías

Una opción poco conocida y aprovechada por las organizaciones. En una infografía puede explicar muchas cosas, en breve.

[caption id=”attachment_153" align=”aligncenter” width=”504"]

Ejemplo de una infografía pequeña y fácil de compartir. Infografía por: Anahí Ramírez[/caption]

Tambien puede ser una infografía dinámica (web) como el siguiente ejemplo:

Empadronados por edad | Create infographics

Pueden llevar más tiempo en elaboración, pero si es una información recurrente seguro va a facilitar la divulgación. No es necesario tener diseñadores, pueden usarse herramientas gratuitas en Internet como Slideshare, Visually, Infogram o Easel.ly. Hay muchas otras herramientas.

Audios

En Guatemala no son muy comunes los podcasts, pero podría ser una buena oportunidad de llegar a un público que busca contenidos educativos sobre emergencias. Un archivo de entrevistas que han hecho medios radiales puede ser útil para la ciudadanía. En cuanto a producción se sugieren que se hagan audios cortos y claros. No es necesario un alto nivel de producción ni post producción. Pueden usar Soundcloud que es una de las herramientas más usadas.

Videos

Videos cortos, con edición sencilla y clara, sin intentar agregarle mucho y que sean fáciles de compartir en redes sociales.

Distribución del contenido

Facebook

Lo ideal es que se use una página de fans no un perfil. De esta forma se puede analizar los contenidos publicados y que intereses tiene la audiencia.

Lo que se publicada debe incluir un enlace, de preferencia o una imagen o video. Si es algo útil para la gente o llamativo, lo campartiran. No es necesario que lo pidamos, solo proveamos la información.

La moderación de comentarios es algo que siempre puede incomodar, pero cuando se tiene una comunidad grande se autoregula y muchas veces se hace innecesario estar supervisando minuciosamente cada comentario. Lo que sí es importante es poder extraer información.

Facebook siempre actualiza este espacio y pone información de utilidad → https://www.facebook.com/marketing.espanol

Depende de la estrategia de comunicación, pero muchas veces es mejor manejar grupos cerrados o privados dentro de la organización, en lugar de tener decenas de perfiles instuticionales o muchas páginas que al final publican lo mismo.

Al centralizar la información se puede manejar de mejor forma y se hace una comunidad online más fuerte.

Es importante interactuar con otras páginas de fans, compartir y comentar.

Twitter

Una herramienta perfecta para la inmediatez que tanto busca la audiencia. De fácil acceso y rápida para informar a mucha gente de lo que ocurre.

Obviamente va a ser una cuenta invasiva y la gente que sigue lo sabe. Solo se debe escoger a que darle cobertura y que tanto publicar al respecto (actualizaciones sobre un hecho).

Debe ser una comunicación más dinámica y responder ágilmente.

Los hashtags tienen una función de posicionar un tema o rastrear información. Al tuitear se hace innecesario saturar de hashtags, #capturados no dice nada, pero #incendio sí.

Hacer un hashtag con las siglas de la institución o el nombre no tiene sentido, desperdicia espacio. Lo mismo cuando se auto citan. Ejemplo: “@alerta247: @alerta247 informa que al hacer esto se desperdicia espacio valioso #alerta247”

Al tuitear eviten palabras redundantes o clichés. “Se capturó en lo que es…”, “los elementos del casco negro..” Eso no aporta y la gente espera la información clara y directa, sin adornos.

Instagram

Una excelente oportunidad para posicionar una cara de la entidad. Paraque la comunidad conozca a sus personajes, sus unidades, las instalaciones. Cosas que de otra forma la gente no tiene a su alcance.

Aquí los hashtags seon de mucha utilidad.

Vine

Al igual que Instagram puede ser una oportunidad para informar y mostrar partes del servicio o de la vida dentro de la organización.

Blogs

Aún cuando se tenga un portal, buscar espacios en otros blogs o portales puede ser una perfecta oportunidad de posicionarse y liderar la información y educación sobre temas de interés.

Boletines de correo

Un boletín semanal o mensual puede ser de utilidad para hacer llegar información a la población. Con temas amigables y gráficamente atractivo.

Se puede usar Mailchimp que tiene una versión gratuita de envio ilimitado (hasta 2 mil correos). Elaborar y mandar un correo masivo puede tomar 10 minutos si ya se familiarizó con la herramienta.

Evaluación de lo publicado

Para saber si los esfuerzos están bien enfocados se debe evaluar lo publicado, para ello es necesario usar Google Analytics o los analizadores de métricas propios de las redes sociales.

Audiencias

¿Su adiencia es jóven o adulta? ¿Son de la ciudad o mucha gente de otros lugares recibe su información? ¿A qué horas debo publicar?

Con lo anterior podrá determinar el tono de la publicación, los horarios y con datos para quienes.

Lo importante es que conozca a su audiencia.

Métricas

¿Qué es lo que mas lee, retuitea, comparte su público? Con ello puede aprender a hacer llegar su información de mejor forma.

Reputación Online

Nunca hacen falta los problemas, por lo que debe establecer criterios en el manejo de crisis.

Acá unos datos al respecto:

[slideshare id=51474872&doc=manejodecrisisemergencia-150810205938-lva1-app6892]

Interacción

Recordemos que somos servidores públicos. Nos debemos a la ciudadanía y la información les pertenece a ellos.

Somos parte de un ecosistema de comunicación entre muchas personas. Por ello debemos enfocarnos en aportar.

En cuanto a los trolls, siempre habrán. Bloquear debe ser el último recurso. Cada vez que una entidad de servicio público bloquea a alguien se afecta su imagen global. No debe ser una decisión emocional sino racional.

Casos

A continuación algunos ejemplos sobre lo que se ve en cuentas de Tuiter:

[caption id=”attachment_162" align=”aligncenter” width=”641"]

Buen uso de imagen cuando no hay una fotografía a la mano.[/caption]

[caption id=”attachment_165" align=”aligncenter” width=”638"]

Otro buen uso de imagen cuando se carece de fotografía.[/caption]

[caption id=”attachment_164" align=”aligncenter” width=”635"]

No dice nada. ¿Y si no uso Facebook?[/caption]

[caption id=”attachment_163" align=”aligncenter” width=”640"]

Innecesario uso de usuario y logo. Fotografías posadas.[/caption]

[caption id=”attachment_161" align=”aligncenter” width=”643"]

Uso innecesario de usuario. Bomberos en acción, bien aprovechado.[/caption]

[caption id=”attachment_166" align=”aligncenter” width=”637"]

Desaprovechado el espacio con enlace a fb.[/caption]

Espero la información sea de utilidad y si necesitan más datos pueden escribirnos a: info@alerta247.com